個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、個人データを遅滞なく消去するよう努めなければなりません。

なお、保有する個人データを一律に又は常に最新化する必要はなく、それぞれの利用目的に応じて、その必要な範囲内で正確性・最新性を確保すれば足りるとされています。

例えば、一般消費者に対して、キャンペーン等の懸賞品送付のために応募者の個人情報を取得して保存しておいたが、懸賞品の発送が終わりその個人情報を利用する必要がなくなった場合は、その個人情報を遅滞なく消去するようにしなければなりません。

また、法令の定めにより保存期間等が定められる場合には、この限りではないとされています。これは、主に従業員になるかと思いますが、扶養控除等（異動）申告書は７年間の保存期限が定められておりますので、退職したからといってもすぐに消去・廃棄することはできません。保存期限が経過するまで、安全に保管・管理する必要があります。

社内に利用する必要性がなくなった個人データがある可能性がありますので、一度、きちんと洗い出しをするとよいでしょう。

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